Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

hundertzwölf MED GmbH
Hertzstraße 1, 71083 Herrenberg
Telefon: 0800 2021112
E-Mail: info@hundertzwoelfmed.de

Diese Datenschutzerklärung gilt für ZENQO – Workforce OS unter zenqo.net, die Dienstplan- und Personalplattform der hundertzwölf MED GmbH. Sie richtet sich an alle, die ZENQO nutzen: Mitarbeitende, Ansprechpartner unserer Kunden (Kundenportal) und unserer Partner (Partnerportal). Für unsere Website www.hundertzwoelfmed.de gilt die dort veröffentlichte Datenschutzerklärung.

Für Mitarbeitende gelten zusätzlich die „Datenschutzhinweise für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter“ (Link unten auf dieser Seite). Sie beschreiben ausführlich, welche Personal- und Einsatzdaten wir im Rahmen des Arbeitsverhältnisses verarbeiten.

2. Hosting

ZENQO wird bei der Raidboxes GmbH, Hafenstraße 32, 48153 Münster, betrieben. Mit Raidboxes besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Die Daten werden in Rechenzentren in Deutschland gespeichert.

3. Aufruf der Seiten (Server-Logdateien)

Beim Aufruf speichert der Webserver technisch notwendige Angaben: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse, übertragene Datenmenge, Browser und Betriebssystem. Das dient dem sicheren Betrieb und der Abwehr von Angriffen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Logdateien werden vom Hoster nach kurzer Zeit gelöscht.

4. Anmeldung und Benutzerkonto

Für die Anmeldung verarbeiten wir Name, E-Mail-Adresse, ein verschlüsselt gespeichertes Passwort und – falls eingerichtet – die Daten der Zwei-Faktor-Anmeldung. Zur Sicherheit protokollieren wir An- und Abmeldungen sowie fehlgeschlagene Anmeldeversuche mit gekürzter IP-Adresse; diese Einträge werden nach 90 Tagen gelöscht, übrige Einträge des Systemprotokolls nach 12 Monaten.

Rechtsgrundlage ist die Durchführung des Arbeits-, Kunden- oder Partnervertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, für Beschäftigte § 26 BDSG) sowie unser berechtigtes Interesse an einem sicheren Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

5. Cookies und Speicher im Browser

ZENQO setzt ausschließlich technisch notwendige Cookies, um Sie nach der Anmeldung angemeldet zu halten (§ 25 Abs. 2 TDDDG). Einstellungen der Oberfläche (z. B. zuletzt gewählte Ansicht) werden lokal in Ihrem Browser gespeichert. Es gibt keine Analyse-, Werbe- oder Tracking-Werkzeuge. Schriften und alle übrigen Bestandteile werden von unserem eigenen Server geladen, nicht von fremden Diensten.

6. App auf dem Startbildschirm und Mitteilungen (Web-Push)

ZENQO lässt sich als App auf dem Startbildschirm ablegen. Mitteilungen auf dem Gerät erhalten Sie nur, wenn Sie das im Browser ausdrücklich erlauben (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO); Sie können das jederzeit in ZENQO oder in den Einstellungen des Geräts widerrufen. Für die Zustellung nutzt Ihr Browser den Push-Dienst seines Herstellers (z. B. Google, Apple, Mozilla). Dieser erhält nur eine technische Adresse Ihres Geräts – die Mitteilungen selbst enthalten keinen Inhalt, ZENQO lädt ihn nach dem Öffnen direkt von unserem Server.

7. E-Mails und SMS

ZENQO versendet E-Mails zu Diensten, Dokumenten und Konten über den Mailserver unseres Dienstleisters (Auftragsverarbeitung). E-Mails enthalten keine Gesundheitsangaben. Gesendete Nachrichten werden nach 12 Monaten gelöscht.

Eilige Hinweise zu Diensten (z. B. eine kurzfristige Änderung) können zusätzlich als SMS an die hinterlegte Mobilnummer gehen. Dafür erhält unser SMS-Dienstleister (Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO, Sitz in der EU) die Mobilnummer und den kurzen Text – ohne Gesundheitsangaben und ohne Gründe für einen Ausfall. Beschäftigte können SMS in ZENQO unter „Mein Konto“ abschalten. SMS werden mit den übrigen Nachrichten nach 12 Monaten gelöscht.

8. Kunden- und Partnerportal

Für Ansprechpartner unserer Kunden und Partner verarbeiten wir Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Funktion sowie die im Portal vorgenommenen Aktionen (z. B. Bedarfsmeldungen, Gegenzeichnung von Stundennachweisen, Unterschriften). Rechtsgrundlage ist der Vertrag mit Ihrem Unternehmen bzw. unser berechtigtes Interesse an dessen Durchführung (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO). Der Zugang wird gelöscht, wenn die Zusammenarbeit endet oder der Ansprechpartner wechselt.

9. Empfänger

Daten erhalten nur, wer sie für seine Aufgabe braucht: unsere Beschäftigten nach Rolle und Zuständigkeit, Kunden die für den Einsatz nötigen Angaben (Arbeitnehmerüberlassung), unser Steuerbüro für die Lohnabrechnung, Lexware Office (Haufe-Lexware GmbH & Co. KG) für Rechnungen an Kunden sowie unsere technischen Dienstleister (Hosting, E-Mail) als Auftragsverarbeiter. Eine Übermittlung in Länder außerhalb der EU findet durch ZENQO nicht statt – ausgenommen die technische Push-Adresse (Abschnitt 6).

10. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den Zweck nötig ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten es verlangen. Personaldaten werden 36 Monate nach dem Ende des Arbeitsverhältnisses gelöscht; Unterlagen mit gesetzlicher Aufbewahrungspflicht (z. B. Lohn- und Vertragsunterlagen) werden bis zum Ende der jeweiligen Frist aufbewahrt und danach automatisch gelöscht.

11. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Mitarbeitende können ihre Datenauskunft jederzeit selbst in der App unter „Profil“ herunterladen.

Sie können sich außerdem bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, zum Beispiel bei der für uns zuständigen: Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Lautenschlagerstraße 20, 70173 Stuttgart.

12. Automatisierte Entscheidungen

ZENQO prüft beim Einteilen von Diensten Qualifikationen, Nachweise und Ruhezeiten und zeigt Hinweise an. Die Entscheidung über Einsätze trifft immer ein Mensch; eine ausschließlich automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

13. Kontakt in Datenschutzfragen

Bei Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich an info@hundertzwoelfmed.de oder an die oben genannte Anschrift.