ZENQO · Rechtliches
Datenschutzhinweise
für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter · ZENQO – Workforce OS
Wer ist verantwortlich? hundertzwölfMED GmbH Herrenberg
Fragen zum Datenschutz: superadmin@hundertzwoelfmed.de
Wofür nutzen wir Deine Daten? ZENQO ist unser Dienstplan- und Personalsystem. Wir verarbeiten Deine Daten, um Dich einzuplanen, Dienste auszuschreiben, Arbeitszeiten zu erfassen, Urlaub und Abwesenheiten zu verwalten, die geforderten Nachweise (z. B. Berufsurkunde, Unterweisungen) zu prüfen und Lohn sowie Kundenrechnungen vorzubereiten.
Rechtsgrundlage ist Dein Arbeitsverhältnis (Art. 6 Abs. 1 b DSGVO, § 26 BDSG) und unsere gesetzlichen Pflichten, z. B. aus dem Arbeitnehmerüberlassungsgesetz, dem Arbeitszeitgesetz, dem Infektionsschutzgesetz und dem Steuer- und Sozialversicherungsrecht (Art. 6 Abs. 1 c DSGVO). Krankmeldungen verarbeiten wir nach Art. 9 Abs. 2 b DSGVO – ohne Diagnose. Bei gesundheitsbezogenen Nachweisen speichern wir nur „liegt vor / fällig am“; eine hochgeladene Datei wird nach der Prüfung gelöscht.
Welche Daten? Name, Personalnummer, Kontaktdaten, Geburtsdatum, Vertragsart, Qualifikationen und Nachweise, Freischaltungen für Kunden, Dienste und Bewerbungen, Arbeitszeiten, Urlaub und Krankmeldungen (ohne Diagnose), Stundenkonto, Nachrichten an Dich. Keine Standortdaten, keine Steuer-ID oder Sozialversicherungsnummer.
Wer bekommt Deine Daten? Innerhalb von hundertzwölfMED nur Disposition, Personalbüro und Geschäftsführung, jeweils soweit nötig. Kunden sehen bei Diensten Deinen Namen, Deine Qualifikation und dass Du über hundertzwölfMED eingesetzt bist, im Kundenportal außerdem Deine bestätigten Arbeitszeiten bei diesem Kunden – nie Abwesenheitsgründe oder Konditionen. Unser Steuerbüro bzw. Lohnrechenzentrum erhält die Stunden für die Lohnabrechnung. Technische Dienstleister arbeiten in unserem Auftrag (Art. 28 DSGVO): Raidboxes GmbH (Hosting in Deutschland) und unser E-Mail-Server. Mitteilungen aufs Handy laufen über den Push-Dienst Deines Geräts (Apple bzw. Google) – dabei wird nur ein Weckzeichen ohne Inhalt übertragen; die Nachricht holt die App direkt bei uns ab. Eiliges zu Deinen Diensten (z. B. „Einspringer gesucht“ oder eine kurzfristige Änderung) kann zusätzlich als SMS an Deine Mobilnummer gehen; dafür erhält unser SMS-Dienstleister (Auftragsverarbeitung, Sitz in der EU) Deine Nummer und den kurzen Text – nie Gesundheitsangaben. Du kannst SMS unter „Mein Konto → Mitteilungen“ abschalten.
Arbeiten wir bei einem Kunden mit Partnerfirmen (Vendoren) an einem gemeinsamen Dienstplan, sehen diese Partnerfirmen im Dienstplan dieses Kunden Deinen Vor- und Nachnamen an den Diensten, die Du dort übernimmst – damit kein Dienst doppelt besetzt wird. Sie sehen nicht, bei welchem Unternehmen Du beschäftigt bist, und keine weiteren Angaben wie Qualifikation, Kontaktdaten oder Abwesenheiten. Die Partnerfirmen dürfen Deinen Namen nur für die Einsatzplanung bei diesem Kunden verwenden. Rechtsgrundlage ist Dein Arbeitsverhältnis (Art. 6 Abs. 1 b DSGVO, § 26 BDSG) und unser berechtigtes Interesse an einer abgestimmten Besetzung der Dienste (Art. 6 Abs. 1 f DSGVO).
Damit Dich Mitteilungen zu Deinen Diensten sicher erreichen, sieht das Personalbüro zu jedem Gerät, mit dem Du angemeldet bist, nur: die Geräteart (z. B. „iPhone · Safari“, kein Modell, keine Gerätenummer), ob ZENQO dort als App läuft, ob Mitteilungen erlaubt, abgelehnt oder ausgeschaltet sind, wann das Gerät zuletzt genutzt wurde und wann zuletzt eine Mitteilung zugestellt wurde. Schickt Dir das Büro eine Test-Mitteilung, sieht es, ob sie angezeigt und geöffnet wurde. Diese Angaben dienen nur dazu, Dir bei der Einrichtung zu helfen – nicht zur Leistungs- oder Verhaltenskontrolle. Sie verschwinden, sobald Du Dich auf dem Gerät abmeldest oder es länger nicht nutzt. Rechtsgrundlage ist Dein Arbeitsverhältnis (Art. 6 Abs. 1 b DSGVO, § 26 BDSG).
Im Chat sieht, wer eine Nachricht schreibt, ob sie bei den Empfängern angekommen ist und ob sie gelesen wurde – im Einzelgespräch und im Gespräch mit der Disposition mit Uhrzeit. In Gruppen und Kanälen sehen der Absender bei seinen eigenen Nachrichten sowie Disposition und Verwaltung mit Namen (je nach Kanal mit Uhrzeit), wer gelesen hat; alle anderen sehen nur die Anzahl. In Gruppen mit Kunden oder Partnerfirmen sehen diese nie Deinen Namen, nur „gelesen“. Gespeichert wird nur, bis zu welcher Nachricht Du gelesen hast, und wann – die Uhrzeit nach 30 Tagen nicht mehr. Der Lesestatus dient der Verständigung im Einsatz, nicht der Leistungs- oder Verhaltenskontrolle. Rechtsgrundlage ist Dein Arbeitsverhältnis (Art. 6 Abs. 1 b DSGVO, § 26 BDSG).
Schaltet Dir das Personalbüro einen digitalen Dienstausweis frei, lädst Du dafür ein Passfoto hoch – freiwillig und mit Deiner Einwilligung, die Du jederzeit widerrufen kannst (dann gibt es den Ausweis ohne Foto oder gar nicht). Das Personalbüro prüft das Foto. Auf dem Ausweis stehen Name, Funktion, Arbeitgeber, Ausweisnummer und Gültigkeit. Wer den QR-Code scannt, sieht bei gültigem Ausweis Name, Funktion, Arbeitgeber und – je nach Einstellung – Dein Foto, bei ungültigem nur „nicht gültig“; Kunden sehen zusätzlich, ob Du heute bei ihnen eingeteilt bist. Gespeichert wird je Prüfung nur Zeitpunkt, Art und Ergebnis (keine Adresse, kein Gerät), nach 12 Monaten nicht mehr. Nimmst Du den Ausweis ins Apple- oder Google-Wallet, liegt er dort auf Deinem Gerät bzw. bei Google. Rechtsgrundlage ist Dein Arbeitsverhältnis (Art. 6 Abs. 1 b DSGVO, § 26 BDSG), für das Foto Deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 a DSGVO).
Schaltet Dich die Verwaltung für „KI verbinden“ frei, kannst Du einen KI-Assistenten, den hundertzwölfMED lizenziert hat (zum Beispiel Microsoft 365 Copilot, ChatGPT, Claude, Le Chat oder Langdock), mit ZENQO verbinden. Der Assistent sieht nur, was Du in ZENQO selbst sehen darfst, und nur über die freigegebenen Werkzeuge – nie Gesundheitsangaben, Lohnakte, Bankdaten, Verträge, Verbandbuch, Meldungen an 112% Sicher, Hinweise an die Meldestelle oder Führungsvorgänge. Was dabei abgerufen wird – auch Namen von Beschäftigten in Dienstplänen –, verarbeitet der Anbieter des Assistenten als unser Auftragsverarbeiter; freigegeben werden nur Anbieter mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Der Assistent bereitet nur vor: verschickt, besetzt oder gespeichert wird erst, wenn ein Mensch in ZENQO bestätigt. ZENQO protokolliert je Abruf nur Zeitpunkt, Person, Assistent, Werkzeug und Anzahl der Datensätze – keine Inhalte –, nach 12 Monaten nicht mehr. Rechtsgrundlage ist Dein Arbeitsverhältnis (Art. 6 Abs. 1 b DSGVO, § 26 BDSG) und unser berechtigtes Interesse an einer zügigen Disposition (Art. 6 Abs. 1 f DSGVO).